COLUMNコラム

経費精算の工数を削減し、経費精算システム導入でいかに効率化するか?

目次
経費精算とは?
一般的な経費精算の対象項目と、経費精算をする際に知っておきたい事
経費を計上する際に必要な領収書
一般的な経費精算と流れと支払い方法
スキャナーを利用した領収書の電子化
経費精算業務を最大90%削減できる「経費精算のシステム」の売れ筋
まとめ

経費削減とは?

経費精算とは、大きく分けて「交通費精算」「出張旅費精算」「小口精算社員」といった会社での営業活動によって使った費用を会社が支払うことを示します。
経費精算は一般的にその経費を使った社員が、自らの時間を使い会社のガイドラインの則り経費計上をするのですが、その工数が非常に負担が大きい業務と言われております。
経費精算申請にかかる一般社員の平均作業時間は月間約50分で、出張などが多い営業職等の外勤社員の場合には月間約90分にも達すると調査結果で出ております。
また月初月末の経理部の工数時間は80時間~100時間/月になるとも言われています。

参照:株式会社コンカー「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」

こうした経費精算業務の負担はなぜ発生しているか?またそれに対しての対策として近年「働き方改革」の一つとしても注目されている「経費精算システム」などについても調べてみました。

一般的な経費精算の対象項目と、経費精算をする際に知っておきたい事

そもそも経費精算に関連する項目とはどのような種類があるのかを見ていきましょう。

以下は経費として認められる主な項目です。
・業務活動のための電車、バス、タクシーなどの旅費・交通費
・航空券、新幹線、宿泊代を含む出張経費
・お土産、飲食を含む接待交際費
・郵送時の荷造り運賃
・事務用品、消耗品費
・雑誌、書籍を含む新聞図書費

会社規定によって異なる場合がございますが、上記の項目が主な経費精算できる項目となります。
では、その経費精算を実施する際には何が必要で、どのようなフローが発生しているのかを見てきましょう。

経費を計上する際に必要な領収書

経費精算をする際に、その裏付けとなるのが「領収書」です。対象となる費用が「企業活動のために必要だったかどうか?」の判断基準となります。
そのため、経費精算時には活動内容と共に証憑書類と呼ばれる領収書やレシートなどを添付しなければなりません。

補足

消費税法では「支払額が30,000円未満の場合」「支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」は帳簿へ記入していれば、領収書の保存を求めていません。
そのため、交通費の精算をする際は、領収書の提出を求めていない企業もあります。

一般的な経費精算と流れと支払い方法

経費精算をする際には「日付や使用用途」、「金額」、「取引先名などを記入」し、添付書類として「領収書・レシート」などと共に承認者や経理担当者に提出します。それが経費として承認された場合、その金額が申請者へと支払われます。
支払い方法は様々で主には下記の方法で実施されております。
・給与と一緒に対象者に振り込む
・別途期間を設けて対象者に振り込む
・会社側でクレジットカードを発行し、過不足が発生した場合は対象者の給与を差し引きする
尚、この経費精算書と領収書・レシートの帳簿は、精算後7年間原本を保存しておく必要があります。

スキャナーを利用した領収書の電子化

2005年から電子帳簿保存法と呼ばれる法律が発令され、領収書やレシートの電子化電子化の保存は認められるようになりした。しかし専用のスキャナで読み込んだものに限るという制約がついていました。
それが2016年に電子帳簿保存法は改正され、必要な要件を満たしていればスマートフォンで撮影したデータを原本として保存できるようになりました。
これにより、帳簿の管理・保存コストが削減できるだけでなく、領収書やレシートの紛失や破損の回避にもつながるため、一気に企業で経費精算システムの導入が進んでいます。

経費精算業務を最大90%削減できる「経費精算のシステム」の売れ筋

一般的に経費精算システムを導入すると50%~60%の業務工数が削減されると言われております。
清算業務に対する入力や記載工数、複雑な承認と確認フローがすべて解決できるのが経費精算システムです。

その経費精算システムは現在多数あり、代表的なシステムは42程(2019年)あります。
・楽楽精算
・ジョブカン経費精算
・コンカーエクスペンス
・Dr.経費精算
・マネーフォワードクラウド経費
・eKeihi(イーケイヒ)
・MAJOR FLOW Z KEIHI
・J’sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)
・駅すぱあと旅費交通費精算Web
・ネクストICカード
・nakao-san(ナカオさん)
・ハイ!経費
・経費精算freee(フリー)
・EnCollabo交通費精算(エンコラボ交通費精算)
・皆伝!経費精算
・メジャーフロークラウド
・ECOAS経費・旅費精算(エコーズ経費・旅費精算)
・AXL経費(アクセル経費)
・経費Bank
・トラベラーズワン
・経費精算ソリューション Systemaflow(システマフロー)
・kincone(キンコン)
・rakumoケイヒ(ラクモケイヒ)
・駅すぱあと通勤費管理Web
・Business Navitime 交通費パッケージ
・iS-Trip
・Staple(ステイプル)
・KDDI スマート経費精算
・ストリームド
・経費支払デザイナー
・ExchangeUSE 旅費・経費精算ワークフロー
・経理参上
・HeadPro経費精算
・WAVE225
・Bofi:経費精算
・DirectInputSystem
・TeamSpirit(チームスピリット)
・MJSLINK NX-I ワークフロー
・desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)
・経費精算幕僚Ⅲ
・社長の経費精算システム
・クラウドERP ツバイソ

平均のシステム利用料金は一人当たり月間300円~1000円でした

上記の中で、「導入社数」、「売上シェア」といった指標で見ると売れ筋は下記の3つでした。

楽楽清算

国内での導入実績は4000社(2019年8月)を超え、豊富な経費精算システムを選びたい企業には、ラクスの「楽楽精算」がおすすめです。
分かりやすいシステム構成で、導入が安易です。
月額料金:30,000円(50名まで)

楽楽精算はSaaS型経費精算市場における累計導入社数で長らく1位をキープしています。

参照:IT調査会社「ITR」の調査

Concur Expense(コンカーエキスプレス)

全世界で約150か国の4万4,000社、5,610万人以上に利用されており、米国フォーチュン誌「Fortune 500」に含まれる企業の7割以上が導入しています。

複数言語で経費精算書を作れるほか、各国の付加価値税もサポートしているのが特徴で、多国籍企業のニーズに合った法的慣習や税慣習対応、グローバル管理機能が備えられている点が大きな魅力とされております。
月額料金:30,000円(360レポート)

Dr.経費精算

OCRだけに頼らず、領収書を撮影するだけで通常7割くらいの反映率が、99.9%の精度で自動入力されるというシステムとなっております。
また、領収書を人が全件チェックし、倉庫7年保管を代行をしているのも魅力といえます。
月額料金:1名980円

上記3つのシステムは共通して下記の機能がついております。
・外国語対応
・代表的な会計ソフトと連動して自動仕分けを実施
弥生会計、勘定奉行、freee、MFクラウド会計、A-SaaS、Crew、発展会計、MJS、ツバイソ、会計王
・スマホで領収書を写真撮影するとOCR機能で読み取りし、経費計上が簡易に
・suica等を含む交通系ICカードをタッチするだけで、交通区間をシステムに読み込み
・外国為替

まとめ

残業問題や働き方改革を含め、労働時間に対する考え方は国も企業も個人もシビアになってきております。特に残業時間に対しては厳しく見られ、これまでの業務をどう効率化していくかを含め、企業の急務となってはいるものの中々解決策が見えないのも現実もあります。
その中で、わずかな時間ではありますが、経費精算業務という付帯した無駄な時間をどう削減していくか?から着手し「業務フローの見直し」、及び「経費精算システムの導入」を含めて検討している企業は増えてきております。
ITの活用は無駄な人件費削減に大きな寄与すると考えられます。これを機に一度経費精算システムについても検討してみてはいかがでしょうか。

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